제1조 (목적)
이 규정은 한국과학기술정보연구원(이하 “연구원”이라 한다)이 소장하고 있는 자료의 합리적이고 효과적인 관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제 2조(용어의 정의)
이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음의 각호와 같다.
① "자료”라 함은 연구소의 연구 활동과 일반적인 자료실 정보활동에 필요한 모든 자료를 말하며, 그 형태에 따라 다음과 같이 구분한다.
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1. 유형자료 : 연속간행물, 단행본, 회의록자료, 연구(기술)보고서 등의 인쇄자료, CD-ROM, DVD 등 전자매체자료, 마이크로 자료, 기타 물리적 형태를 지닌 모든 자료를 유형자료라 한다.
2. 무형전자자료 : 유형자료를 제외한 일체의 자료를 무형전자자료라 한다.
가. 인터넷을 통하여 구독하는 저널 및 온라인 데이터베이스
가. 인터넷을 통하여 구독하는 저널 및 온라인 데이터베이스
나. FTP 방식 등을 통해구입하는 학술 저널의 메타데이터, TOC 데이터 및 특허 데이터
다. 인터넷 등을 통해 구입하는 PDF 혹은 이미지 형태의 전자 파일 원문 등
라. 기타 물리적 형태를 가지지 않은 일체의 자료
② “장서”라 함은 업무수행을 목적으로 수집한 자료 중, 장기적 이용 및 보존 가치가 인정되어 자산으로 등록된 자료를 말한다.
제 3조(직 무)
“자료담당부서”(이하 ”담당부서“)는 연구원 정관 제2조에 근거하여 국내외 자료 및 학술정보를 수집, 정리, 분석, 보존ㆍ축적하여 연구원의 대내외 학술 및 연구 활동을 지원한다.
제 4조(자료관리의 책임)
모든 자료의 관리에 있어서 “자료관리 담당부서장(이하 “담당부서장”)”이 자료관리 책임자가 된다.
제 5조(수집방법)
① 연구 및 업무활동에 필요한 자료는 본부별 연심에서 차기년도의 전자정보자원 도입계획 조정 후 지식콘텐츠위원회의 심의·승인을 받아 담당부서 및 각 부서에서 구입, 수증, 교환 등의 방법에 의하여 수집한다.
② 삭제
제 6조(구 입)
제5조(수집방법)에서 정한 수증, 교환 등의 방법에 의하여 수집할 수 없는 자료로서 각 부서장의 요구가 있거나 담당부서장이 필요하다고 인정하는 자료일 때에는 지식콘텐츠위원회의 승인을 받아 해당 본부 또는 대과제의 예산범위 내에서 구입한다.
제 7조(기증 및 교환)
① “담당부서장”은 국내ㆍ외의 각 기관과 기증 및 교환 관계를 맺고 제반 자료를 수집하도록 노력한다.
② 각 부서장은 외부로부터 기증받은 자료를 그 유형에 상관없이 “담당부서”로 보내야 한다.
제 8조(등 록)
① 담당부서는 수집한 자료에 대하여 체계적으로 구분하여 장서로 등록하는 것을 원칙으로 한다.
다만, 수증 및 구입에 의해 수집된 자료 중 장기적 이용 및 보존가치가 인정되지 않는 자료는 등록에서 제외할 수 있다.
② 장서 등록시 등록원부에 소장사항을 기록하고 각 자료마다 등록번호, 장서인 및 바코드 등 소장표시를 하여야 한다.
③ 무형전자자료는 별도의 관리대장에 등재하여 관리한다.
제 9조(분 류)
자료의 분류시 단행본은 미국 의회도서관 분류법(LCC)에 따라 행하고, 연속간행물은 KISTI 과학기술표준분류법에 따라 행한다.
제 10조(편 목)
동양서의 편목은 “한국목록규칙”을 따르며, KORMARC 포맷으로 입력하여 데이터베이스를 구축하고, 서양서의 편목은 “영미목록규칙”을 따르며, MARC21 포맷으로 입력하여 데이터베이스를 구축한다.
제 11조(구 분)
등록된 자료, 즉 장서는 그 내용에 따라 희귀자료, 기밀자료 및 일반자료로 구분하여 다음과 같이 관리한다.
1. 희귀자료는 별도의 장소에 영구보관한다.
2. 기밀자료는 연구원 보안업무규정에 정한 바에 따라 관리한다.
단,기밀이 해제된 자료는 일반자료화 하여 보관하며,기밀기간 중 폐기되는 기밀자료는 반드시 소각한다.
3. 일반자료는 자료의 참신성을 유지하기 위하여 적합한 방법으로 보관하여 관리한다.
제 12조(보존 방법)
① 장서의 보존을 위하여 포쇄, 살균 및 소독 등 필요한 제반 조치를 취한다.
제 13조(점 검)
① 장서의 파악과 효율적인 관리를 위하여 자산실사는 비유동자산관리요령에 의함을 원칙으로 하며, 그 결과를 원장에게 보고한다.
단, 필요에 따라 자료의 형태 및 자료관별로 구분하여 점검을 실시할 수 있다.
② 자산실사는 매년 1월말까지 완료하여 그 결과를 관련부서에 통보한다.(신설 2014. 8. 20)
③ 자료의 “자연손실률”이란 열람, 대출, 원문복사 서비스 등의 이용에 따라 장서가 자연적으로 훼손되어 제15조 제1항 제1, 10목에 해당되는 장서의 비율을 말하며,
자료의 연간 자연손실률은 총 자료수의 0.5% 이내로 한다.
제 14조(변 상)
천재지변, 전쟁 기타 불가피한 상황을 제외하고 장서를 분실하거나 오손한 자는 고정자산관리요령 제5장 망실ㆍ훼손에서 정하는 바에 따라 변상하여야 한다.
제 15조(폐기/망실)
① 다음 각호의 1에 해당하는 장서는 이를 폐기 또는 망실처리 할 수 있다.
1. 파손 또는 훼손된 자료로서 열람이나 보관이 불가능한 자료
2. 파손 또는 훼손된 자료로서 제본 빛 정리비가 구입가격을 상회하는 자료
3. 시사성 및 참신성이 없어서 이용률이 현저히 떨어지거나 이용가치가 없다고 판단된 자료
4. 대출 중 분실 또는 훼손으로 인하여 변상 처리된 자료
5. 대출자의 사망/퇴직 및 행방불명으로 인하여 2년이 경과하도록 회수하지 못한 자료
6. 불필요한 복본 자료
7. 누적적으로 출판되는 자료에 있어서 그 종합판이 출간된 자료
8. 합책 또는 분책에 따른 형식적 제적 자료
9. 장서점검 결과 계속하여 3회 이상 소재 불명인 자료
10. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 인한 손실, 망실된 자료
② 폐기 또는 망실처리는 지식콘텐츠위원회의 심의를 거친 후, 원장의 승인을 득해야 한다.
제 16조(폐기 또는 망실처리)
장서의 폐기 또는 망실처리는 비유동자산관리요령 제5장 망실ㆍ훼손 및 제7장 처분에서 정하는 바와 같이 관리책임자(도서담당부서장)가 실시한다. (개정 2014. 8. 20)
제 17조(제적처리)
① 폐기 또는 망실처리된 장서는 등록원부에서 제적처리한다.
② 제적 처리 후 그 결과를 관련 부서에 통보한다.
단, 자산적인 것에 대해서는 그 목록을 작성 후 통보한다
제 18조(열 람)
① “담당부서”는 자료의 소재를 분명히 하고 그 이용을 위한 모든 편의를 제공한다.
② 열람이 제한되는 희귀자료 및 기밀자료를 제외한 모든 자료는 열람자격이 인정된 모든 이용자에게 공개한다.
제 19조(열람자격)
① 다음 각호의 1에 해당하는 자는 소장자료 중 일반자료에 대하여 열람할 수 있다.
1. 연구원에 재직 중인 임직원(별정직원 포함)
2. 원내에 근무 중인 학연학생, 박사후과정생, 고경력과학자, 용역사의 원내 파견 직원 중 “담당부서장”의 승인을 얻은 자.
3. 기타 학계, 산업계 및 정부기관, 공공단체의 직무 수행상 자료의 이용이 필요하다고 인정되어 “담당부서장”의 승인을 얻은 자.
② 연구원 소장 자료 중 희귀자료 및 기밀자료에 대하여는 “담당부서장” 및 관련 부서장의 열람승인을 받은 자에 한하여 열람할 수 있다.
제 20조(대출자격)
① 다음 각호의 1에 해당하는 자에게는 연구원이 소장하고 있는 등록된 자료 중 일반자료에 대하여 대출할 수 있다.
1. 연구원에 재직 중인 임직원(별정직원 포함)
2. 원내 근무 중인 학연학생, 박사후과정생, 고경력 과학자
3. 원내 근무 중인 용역사 파견 직원 중 “담당부서장”의 승인을 얻은 자
4. 기타 학계, 산업계 및 정부기관 공공단체의 장으로부터 대출신청이 있을 때는 연구원 업무수행에 지장이 없는 범위 내에서 “담당부서장”의 승인을 얻은 자
② 등록 자료 중 희귀자료에 대하여는 "담당부서장“이 필요하다고 인정하는 경우에 한하여 대출할 수 있다.
제 21조(대출한도 및 기한)
① 일반자료에 대한 대출한도 및 기한은 다음과 같다.
1. 제20조 제1항 제1호 해당자는 15책 30일 이내로 하며, 제2, 3, 4호 해당자는 10책 15일 이내로 한다.
2. 제20조 제1항 3호 해당자 중 연구원 업무에 필요한 목록 생성, DB 구축, 원문복사 서비스 등을 수행하는 경우에는 그 한도 및 기한을 담당부서장(부장급)이 별도로 정하는 지침에 따른다.
3. 본조 제 1항의 대출기한이 만료된 이후에도 계속 대출을 요하는 경우에는 대출 예약자가 없을 경우, 2회에 걸쳐 연장이 가능하다.
다만, 대출 예약된 자료에 한해서는 연장할 수 없다.
②각 부서에서 자체적으로 수집한 자료는 대출권수의 한도 없이 1년간 ‘장기대출’할 수 있으며, 2회에 걸쳐 연장이 가능하다. (개정 2014. 8. 20)
제 22조(반납조치)
① 다음 각호에 해당하는 사유가 있을 경우에는 대출기간 중일지라도 대출 자료를 반납하여야 한다.
1. 제20조의 대출자격을 상실하였을 때
2. 휴직, 병가, 퇴직 등으로 신분 변동이 발생하였을 때
3. 대출기한을 초과하는 파견 및 국내외 출장을 하게 된 때
4. 기타 자료 관리상 필요에 의해 “담당부서”의 반납요구가 있을 때
② 인사담당부서장은 제1항의 제1호 및 제2호, 제3호의 사유가 발생하였을 경우 이를 지체 없이 “담당부서장”에게 통고하여야 한다.
또한 제24조 제1항에 해당되는 자의 각 소속부서장은 자료반납에 관하여 “담당부서장”과 긴밀히 협조하여야 한다.
제 23조(반납통지)
① “담당부서장”은 대출한 자료를 반납일 전에 이를 반납 또는 연기하도록 통지하여야 하며,
반납일까지 이를 수행하지 아니하는 자에 대하여는 반납을 요구하여야 한다.
제 24조(미반납조치)
제21조에 의거 등록 자료를 대출하여 대출기한이 경과하여 연체되었을 경우
① 연체자에 대한 신규대출을 중단한다.
② 연체자에게 연체벌과금을 징수할 수 있으며 징수 요령은 별도로 정하는 바에 의한다.
제 25(상호대차)
연구원과의 상호대차 협정을 체결한 회원기관의 임직원 중 “상호대차자료신청서”를 소지한 자에 한하여 대출한다.
부 칙(2007. 12. 31)
①(시행일) 이 규정은 원장의 승인을 얻은 날로부터 시행한다.
②(경과조치) 이 규정의 시행이전에 처리한 사항은 이 규정에 의한 것으로 본다.
부 칙(2012. 3. 26)
①(시행일) 이 규정은 원장의 승인을 얻은 날로부터 시행한다.
②(경과조치) 이 규정의 시행이전에 처리한 사항은 이 규정에 의한 것으로 본다.
부 칙(2014. 8. 20)
①(시행일) 이 규정은 원장의 승인을 얻은 날로부터 시행한다.
②(경과조치) 이 규정의 시행이전에 처리한 사항은 이 규정에 의한 것으로 본다.
부 칙(2018. 12. 27)
①(시행일) 이 규정은 2018년 12월 27일부터 시행한다.
②(경과조치) 이 규정의 시행이전에 처리한 사항은 이 규정에 의한 것으로 본다.
